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FAQ zur elektronischen Patientenakte (ePA)

Ja, diese Berufszugehörigkeit führt zu Ihrer Unternehmerstellung und als solche sind sie von der neuen E-Rechnungspflicht grundsätzlich betroffen (siehe aber im Weiteren). Der Umstand, dass man als heilberufsangehörige Person erheblich von der Umsatzsteuer befreit ist, ändert nichts am Unternehmer*innenstatus; als Adressat*in einer Rechnung kann es selbstverständlich um Umsatzsteuer gehen.

Nein. Der Bundesrat hat am 22.11.24 dem Jahressteuergesetz 2024 zugestimmt und die Verkündung des Gesetzes steht bevor (Stand 25.11.24). Mit diesem Gesetz gilt ab 2025 ein neuer § § 34a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Er regelt, dass Kleinunternehmer*innen im Sinne von § 19 UStG über von ihnen erbrachte Leistungen eine vereinfachte Rechnung stellen können. Durch den neu eingefügten Satz 3 wird klargestellt, dass Kleinunternehmer*innen – auch über die Übergangsregelungen nach § 27 Absatz 38 UStG hinaus – nicht verpflichtet sind, eine Rechnung in Form einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung) nach § 14 Absatz 1 UStG auszustellen.
Ohnehin galt schon bis dato, dass Rechnungen an Privatpersonen keine E-Rechnungen sein müssen, mit dieser neuen Regelung gilt das auch für Rechnungen an Unternehmen.

Nein.

Nein, zwar gibt es in der Ausbildungsphase der praktischen Ausbildung den ungewöhnlichen Status einer nicht abhängigen Beschäftigung aber dieser Status sui generis ist eher sozialversicherungsrechtlich von Bedeutung und macht die PiA in der Phase nicht zu Unternehmer*innen im umsatzsteuerrechtlichen Sinne.

Es gibt unterschiedliche Umsetzungsfristen und genau genommen gilt ab 2025 weitgehend erstmal nur die Pflicht, elektronische Rechnungen als solche empfangen zu können, während die Pflicht eigene Rechnungen als E-Rechnungen zu stellen vorerst nur eingeschränkt gilt, z.B. nicht gegenüber privaten Rechnungsempfängern.

Eigentlich ja. Aber die E-Rechnung empfangen zu haben, begründet anschließend die Pflicht, diese E-Rechnungen nach den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GOBD) auf maschinenlesbare Weise zu archivieren. Die GOBD gelten für alle Unternehmer*innen, egal ob Freiberufler*in, Heilberufler*in, bilanz- oder EÜR-pflichtig und auch unabhängig davon, ob man umsatzsteuerbefreit ist oder als sog. Kleinunternehmer*in § 19 UstG unterfällt.

In der Tat ist es möglich, eine E-Rechnung einfach abzuspeichern, sie behält ihren PDF-A3-Format und speichert auch die innewohnenden, entscheidenden XML-Daten. Aber die Speicherung unter Windows an sich ist nicht revisionssicher. Das Bundesministerium für Finanzen (Schreiben vom . 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003) hat mitgeteilt, dass die Ablage von digitalen Belegen in ein normales Dateisystem nicht den Anforderungen der GoBD genügt. Im normalen Dateimanager (z.B. WINDOWS) kann eine unveränderbare Historisierung mit irgendwelchen Maßnahmen nicht hergestellt werden.

„Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide Forum elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert das PDF-Dokument der Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Rechnungsdatenformat ermöglicht ein standardisiertes Auslesen von Daten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Ziel ist es, die medienbruchfreie Verarbeitung von Rechnungsdaten konsequent weiterzuentwickeln und langfristig die bisher übliche OCR-Erkennung (Optical Character Recognition) abzulösen…ZUGFeRD ab Version 2.0 ist eine E-Rechnung, das Format erfüllt bereits die Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU und der Norm EN 16931 zur elektronischen Rechnungsstellung“ (Quelle:Datev-website).
Es ist nicht das einzig mögliche Format einer E-Rechnung, es gibt weitere (z.B. X-Rechnung der öffentlichen Verwaltung, EDI oder in Frankreich...

Ja, die E-Rechnung im vorherrschenden ZUGFeRD-Format erfüllt zwar quasi innerlich das definierte Format ist aber äußerlich und optisch eine Rechnung in gewohnter Weise. Man kann also alle Rechnungsdaten optisch wahrnehmen, um seine Geldschuld zu begleichen. Aber spätestens wenn es um Steuerprüfungen geht und faktisch im Vorfeld, wenn Steuerberatungen tätig werden, kann auffallen, dass die E-Rechnungen nicht GOBD-konform archiviert worden sind.

Das konnte man bisher so werten. Aber begrifflich gibt es ab 2025 nur zwei Rechnungstypen: Die neue E-Rechnung im definierten Format und andernfalls „sonstige Rechnungen“. Zu diesen sonstigen Rechnungen gehören dann auch solche, die als Email-pdf-Anhänge übersendet werden, ohne das E-Rechnungsformat zu erfüllen.
Allerdings zum Stichwort pdf: Das Format der neuen E-Rechnung, also das sogenannte ZUGFerD-Format ermöglicht es, eine Rechnung als pdf zu speichern und zu übersenden. Entscheidend ist also nicht die Datei-Endung -pdf, sondern ob diese Rechnungsdatei das ZUGFeRD-Format erfüllt. Wenn sie das tut, ist es eine E-Rechnung (mit pdf-Endung, es ist dann eine Kombination aus pdf- und XML-Datei).

Nein. Sie können an private Rechnungsempfänger*innen weiterhin Rechnungen per Brief oder als digitalen Email-Anhang versenden, es sind dann sog. „sonstige Rechnungen“ und die bleiben insoweit zulässig.

Nein, die heilberuflichen Leistungen, die gemäß § 4 Nr. 14 Umsatzsteuergesetz nicht umsatzsteuerpflichtig sind, sind ausgenommen. Zudem gilt zusätzlich, dass an private Endkunden keine E-Rechnung geschickt zu werden braucht.

Ja – wenn das vertraglich vereinbart ist. Es fragt sich allerdings, welchen Sinn das machen sollte: Die privaten Rechnungsempfänger*innen werden mit dem Empfang einer E-Rechnung nicht buchführungspflichtig (samt GOBD-Pflicht). Deshalb wäre zumindest das ZUGFeRD-Format der E-Rechnung ratsam: Die privaten Rechnungsempfänger*innen können dann und deswegen die Rechnung wahrnehmen und zur Begleichung nutzen, wie wenn sie eine sonstige Rechnung erhalten hätten.

Nein, und zwar auch dann nicht, wenn der Rechnungsbetrag geringer als 250 Euro ist.

Da das in Deutschland vermutlich vorherrschende ZUGFeRD-Format eine pdf ermöglicht, kann man das nicht so leicht erkennen. Das ZUGFerD-Format benötig die pdf-Unterversion PDF-A3, die man nicht an der Dateiendung erkennen kann.

Als digitales Format nur indirekt: Die digital übersendete Rechnungsdatei lässt sich nicht öffnen bzw. nicht visualisieren oder umgekehrt kann das auf E-Rechnung eingerichtete Postfach oder die entsprechende GOBD-konforme Buchhaltungssoftware diese Rechnung problemlos verarbeiten. Oder das Buchhaltungsprogramm gibt eine Hinweis- oder Fehlermeldung aus, dass es sich formell nicht um eine E-Rechnung handelt.

Die vormals von der Bundesregierung avisierte kostenlose Tool wird es aus rechtlichen Gründen doch nicht geben. Es gib insbesondere den Quba-Viewer, aktuell in der Version 1.4.1. (quba-viewer.org) Dieses downloadbare Leseprogramm scheint zu funktionieren. Es ist Ergebnis eines open-source-Projekts (laut Website auch vom BMBF gefördert). Man sollte Verständnis dafür aufbringen, dass ein solches Projekt kein professionelles Vertriebssystem gewährleisten kann. Wie der Name aber sagt: Es ist nur ein Reader, die gebotene Archivierung ist nicht Aufgabe dieses Tools.
Datev bietet derzeit ein kostenloses Empfangspostfach an (e-rechnungsplattform.datev.de), ab Mitte 2025 kostenlos bei Empfang von maximal 25 Rechnungen monatlich; auch hier ist die eigene Archivierung im gebotenen Format aber ein weiterer Schritt, der nicht integriert ist.

In seltenen Fällen kann eine E-Rechnung nicht geöffnet werden. Später könnten die Finanzämter die nicht GOBD-konforme Archivierung monieren. Am wahrscheinlichsten ist, dass schon bald die eigene Steuerberatung an die GOBD-konforme Archivierung erinnert. Andererseits lässt sich das notfalls noch „nachpflegen“ – obwohl schon diese Verspätung eigentlich nicht GOBD-konform ist.

Weil die GOBD ohnehin und schon länger gelten und eine korrekte Archivierung der E-Rechnungen verlangen. Verstöße können nicht zuletzt in einer Steuerprüfung zu Problemen führen. Abgesehen davon bieten die Buchhaltungsprogramme komfortable automatisierte Verbuchung und Rechnungsbegleichung. Nicht zuletzt kann der Datenaustausch mit der eigenen Steuerberatung erheblich erleichtert werden.

Der Gesetzgeber hat keinen Übermittlungsweg für E-Rechnungen vorgeschrieben. Gängige Übermittlungswege sind E-Mail-Anhang (Datenschutz?), Übertragungsnetzwerk (z.B. Peppol), Upload in ein Kundenportal, Erstellung in einem Portal der/des Kund*in (z.B. öffentliche Auftraggeber), Bereitstellung in einem unternehmenseigenen Portal zum Abruf durch die Kund*innen.

In Deutschland im B2B-Bereich werden sukzessive von 2025 bis 2028 Papierrechnungen abgeschafft. Nicht aber gegenüber privaten Rechnungsempfänger*innen.

Als Unternehmen können Sie der E-Rechnung eines anderen Unternehmens nicht widersprechen. Wenn Unternehmen als Service zusätzlich eine visuelle Rechnung übersenden sollten, ist zu bedenken: Maßgeblich bleibt die E-Rechnung, die zusätzliche Übersendung als Service ist kein Ersatz.
Nur als Privatperson kann man eine fehlende Vereinbarung der E-Rechnung monieren - wenn sie nicht vereinbart worden sein sollte.

Man kann zunächst eine sonstige Rechnung (Papier-Rechnung/einfacher pdf-Anhang) ausstellen und später mit einer E-Rechnung berichtigen.

Darf ich sowohl eine E-Rechnung, als auch eine sonstige Rechnung für dieselbe Leistung ausstellen?
Im engen Sinne eigentlich nicht, weil es nur eine Rechnung für eine Leistung geben soll. Aber wenn klar ist, welche Rechnung die entscheidende ist und zukünftig ist das eher die E-Rechnung, dann kann die andere Rechnung als Service, Hilfestellung oder vorläufige Notlösung dienen. Optimalerweise ist das für die/den Rechnungsempfänger*in transparent bzw. wird darüber informiert. Z.B kann man mit der E-Rechnung eine (vorläufige) sonstige Rechnung korrigieren.

Am ehesten Steuerberater*innen. Ferner sehen die Anbieter von Buchhaltungssoftware das Geschäft, so dass von dort Information und Unterstützung zu erwarten ist. Der BDP berät z.B. mit der Rechtsabteilung zum Thema.

Das kann der BDP letztlich nicht kompetent beurteilen. Namhafte Anbieter sind datev, lexoffice, Sevdesk, FastBill und es gibt weitere. Vielleicht beherrschen schon vorhandene Datenmanagement-Systeme (DMS) die E-Rechnung z.B. ein Praxisverwaltungssystem (PVS).